1分钟学会Excel，盘点那些你不知道的技巧

每天陪伴着我们职场生活的Office软件中，如果说Word是“经济适用男”，PowerPoint是“花美男”的话，那么Excel则是“全能型男神”。

1秒钟打开格式对话框（☆☆☆☆☆）

Ctrl 1，绝对是使用频率最高的快捷键。使用Excel，免不了要设置各种格式，例如图表格式、单元格格式、图片格式……，尤其是在做图表时需要频繁打开各种格式（如系列格式、坐标轴格式、数据标签格式……），用Ctrl 1绝对让你有酣畅淋漓之感。

1秒钟重复相同操作（☆☆☆☆☆）

F4键在Excel中具有神奇的效果，它有两个无比强大的功能。一是重复相同操作，在需要重复进行一些操作（如插入空白行）时非常有用。比如需要插入10个空白行，首先插入一行，然后连续按9次F4键即可完成。

1秒钟切换函数引用方式（☆☆☆☆☆）

F4的第二个重要功能是切换函数引用方式。输入函数时常常需要注意函数的引用方式，如果是绝对引用，要在引用的行列前加$符号，如果是相对引用则不需要加$。如果是半相对半绝对引用，则须在行或列标志前加$。很多人还在采用手工方式录入$，其实只须使用F4即可在各种引用之间任意切换。

1秒钟定位目标单元格（☆☆☆☆☆）

如果你需要在工作表中批量选中特定类型单元格（例如空格、公式单元格），F5键是不二之选，不要再用Ctrl键一个一个选了，会出人命的~

1秒钟隐藏/显示选项卡（☆☆☆）

使用Ctrl F1键可以隐藏选项卡，这样可以增加表格的可视区域；如果想显示，再按一次即可。

1秒钟为选中区域添加边框（☆☆☆☆☆）

具体功能见以下动图：

1秒钟添加批注（☆☆☆☆）

Shift F2，为单元格快速添加批注，免去你在选项卡寻找批注按钮的麻烦。（测试：你知道批注功能在哪个选项卡下吗？）

1秒钟调整数据格式（☆☆☆☆☆）

Ctrl Shift 数字键1-6可以快速设置单元格数据格式。

1-常规格式

2-时间格式

3-日期格式

4-货币格式

5-百分比格式

6-科学记数法

1秒钟打开定义名称（☆☆☆）

当需要定义多个名称时非常有用。

1秒钟插入行/列（☆☆☆☆☆）

在表格中插入或删除行/列，各位是如何操作的？大多数人应该是选中行/列，鼠标右键，插入或删除。而使用快捷键则让插入或删除过程变得异常快捷。

Ctrl Shift =：插入行/列

Ctrl -：删除行/列

实操答疑

表格中那么多####，我该怎么办？

有时候，某个单元格中拥有过多内容，导致显示不全，此时单元格中便会显示“####”，看起来既没有信息量又不专业。

在“格式”菜单中有“自动调整行高”和“自动调整列宽”两个功能，我们可以点击这两个按钮来合适地展示数据，防止出现“####”这种尴尬的内容。

或者Ctrl A全选该表格，在需要调整的行或者列中间双击，也可以达到同样的效果。

为什么我的数据全挤到一起了？

做表格时，我们往往需要从从word文档或者其他类型的文档中复制粘贴数据后，但由于格式不对应，复制过来的数据经常会出现全部挤在一列中的情况。

Excel中自带分列功能，专治“乱成一团”的数据：点击“数据”选项下的“分列”，按要求把数据分离即可，你会看到，你要的数据像听话的孩子一样，乖乖地跑到不同的单元格中去啦。

一秒钟变快手，全靠这些快捷键

Excel中如果一个操作重复了三遍以上，那么就应该寻找一下有没有什么快捷键，思考一下有没有什么可以改进的地方。往小了说，Excel是这样；往大了说，学习或者生活也理应如此。

【Ctrl 9】：隐藏选定的行。

【Ctrl 0】：隐藏选定的列。

【Ctrl PgDn】：切换到右边的工作表。

【Ctrl PgUp】：切换回左边。

【Ctrl F】：显示【查找】对话框。

【Ctrl G】：显示【定位】对话框。

【Ctrl F9】：将工作簿窗口最小化为图标。

【Ctrl F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口。

【Ctrl :】：输入当前时间。

【Ctrl ;】：输入当前日期。

【Shift F2】：编辑单元格批注。

【Shift F3】：显示“插入函数”对话框。

【Shift F6】：切换到已拆分工作表中的上一个窗格。

【Shift F8】：可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。

【Shift F10】：显示选定项目的快捷菜单。

【Shift F11】：插入一个新工作表。

公式太多看花眼，找到数据来源

当遇到公式运算比较多的报表时，我们想知道某个单元格中的数据是从哪些单元格计算来的。这个时候，选中公式结果单元格， 按快捷键Ctrl [，就可以在excel中直接看到运算的数据源了。

这么多张表，还一个一个调格式?

除了移动和复制，如何对N个工作表设置相同的格式呢？

右键点击某张工作表的标签，选择“选定全部工作表”之后进行编辑，完成后再点击“取消组合工作表”就行了。

遇上数据编号，要怎么处理？

如果我要从1编到1000，那么点击“填充”→“系列”→将“步长值”设置为

1、“终止值”设置为1000即可。

还可以按照编号需求，设定不同的值：比如，如果将这1000个数据全部标为奇数列，那么从1开始，将步长值设定为2，终止值设定为1999；偶数列的话，从2开始，终止值设定为2000。想怎么设置，就怎么设置。

自带截图功能，告别难用的截图软件

在制作或者浏览表格时，我们常常要将一些关键的数据及图表截图保存。大部分人一般会使用qq、微信的截图功能或者其他截图软件，可是万一没有网络了怎么办？

其实Excel中也自带原生截图功能。点选“插入”，正下方就是“屏幕截图”啦。这个技巧虽然简单，但是诸如断网等关键时刻，它就派上用场了。

别让你做的表格，毁在最后一步

行百里者半九十，要做就把事情做到最好。在发送前，请务必注意以下几条，妥当之后再点击发送，多花一分钟，也许就可以避免表格被“打回重改”的命运：

将光标定位在需要他人首先阅览的单元格中，方便对方一目了然。

如果表格过长，那么尽量冻结首行首列。

没必要呈现的内容，建议做隐藏处理，而不是删除，这样方便下次修改。

保持单元格内数据的字体、字号与格式一致。

保持单元格内数据的字体、字号与格式一致。

行标题、列标题请加粗，并给表格加上合适的框线。

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