学会这20个Excel技能，你能节省100倍时间

一早上班，又收到一个凌晨两三点发来的微信好友求助——如何把多个报表中的数据整合到一张表。她说本来不好意思问我的，但她花了整整一个晚上都没有搞定。

我去她的办公桌一看，原来是一个数据匹配问题——把各家网点的机构信息数据整合到一张表上。于是，我花了10秒钟帮她写了一个VLOOKUP公式，瞬间完成了所有数据的匹配。

原本10秒钟可以搞定的数据，她花了整整一下午。

这种情况，你是否也经历过？

为什么同样的报表，别人1分钟处理完，我却花了10分钟甚至数个小时？

为什么别人能又快又好地完成领导交办的数据，而我却常常加班做不完？

其实，这不是因为别人比你聪明，而是因为你没学会高效使用Excel的方法。

举几个例子，看看你是怎么操作的。

操作1：时间和日期的录入

有时，我们需要在报表单元格中记录当前的日期和时间。

正常操作，就是逐字录入当前的日期和时间，如：2017/12/25 9:30。

当然，这个简单的录入似乎并不会占用太多的时间。但是当你有大量数据行要记录，你还要每次确认准确的时间。你就会觉得这并不是件轻松的事情。

但，如果你掌握了快捷键录入，那么只要动一下手指头，就可以瞬间完成时间或日期的自动录入。不仅快速，而且精准。

▲ 说明：日期和时间的快速录入

正确的操作姿势：

录入日期：同时按Ctrl键和分号键（Ctrl+;）

录入时间：同时按Ctrl、Shift和分号键（Ctrl+Shift+;）

操作2：数据求和

对报表进行求和可以说是一个相当高频的操作了。

比如，下图是一个对报表进行求和汇总（按行、按列、总计）的常规操作。

▲ 说明：数据求和的常规操作

我们一般的操作步骤都是：编写求和公式（SUM），然后复制公式。

上述操作，我统计了一下大概用时——即便在熟练操作的情况下，也要耗费30秒左右的时间。

但是，事实上这一系列操作，你知道最快可以多长时间完成吗？答案可能令你吃惊——1秒，只需要1秒！

▲说明：1秒钟自动求和

正确的操作姿势：

选中数据及要求和的空白区域，在键盘上同时按“ALT和等号键（ALT+=）”。

也就是说，这样一个简单的操作就帮你节省了29秒的时间，你的效率在这个操作中提升了30倍！

操作3：取消“合并单元格”的报表处理

在报表处理中，合并单元格非常常见，但同时也给数据汇总和计算带来麻烦。

图上报表，为了方便对数据进行透视或函数计算，需要将部门一列取消合并，并将“取消合并后的空格”全部填充为“对应的部门”，如上图右侧所示。

想想看，这个问题你会怎么解决？要花多少时间？

大多数人都会采取以下步骤：

1、从”销售一部“开始，逐个取消单元格合并（这一步需要点击10次鼠标）；

2、复制”销售一部“，粘贴到下方空白单元格；

3、重复上一步，完成“销售二部”到“销售五部”的粘贴（同样的操作需要操作5次）。

如果有数十上百个合并单元格，那处理这样一个复杂的报表，按常规办法至少要花1个小时。

但是，如果你知道Excel中的定位功能，学会数据的批量填充，你也能在10秒钟完成处理。

以下是10秒处理法：

▲ 说明：带有合并单元格的报表快速处理

正确的操作姿势：

选中整个部门列，点击一次“合并单元格”按钮取消单元格合并，按F5定位空白单元格，在编辑栏输入：=B51，点击Ctrl+Enter键完成批量录入。

以上操作，不管报表多复杂，总用时不超过10秒。

操作4：数据的自动处理

▲ 说明：秒速完成复杂数据处理

最后给大家看一个数据处理的案例。如上GIF图所示，图中包含多个数据处理需求：

从混合文本中提取数值

从邮件地址中提取用户名

从身份证号中提取出生日期

给手机号中间添加连接符

文本位置的互换

补充公司名全称

……

以上任何一个处理需求对应到实际的工作场景中，当数据量变大时都是一项极为繁复耗时的工作。

如果你知道Excel的快速填充功能，以上任何一个处理需求，统统只要1秒就可以搞定。

在Excel中，这样的操作数不胜数。

你还觉得，你的操作方法是正确的吗？