构建高效运作的PMO

作者：成海清

来源：企业管理杂志

近年来，越来越多的企业设立了项目管理办公室（Project Management Office，PMO）。不同企业对项目管理办公室的职能有不同的理解，因而项目管理办公室在不同的企业起到的作用也各不相同。

不管如何定位PMO，PMO的设立对大多数项目很多的企业而言是具有积极意义的。

企业有专门的团队监控所有项目的进展，有专门的团队负责提升项目团队的项目管理能力，有专门的团队负责管理和分配公司稀缺的项目资源。PMO的设立还有利于企业“批量”培养合格的项目经理。

总体而言，PMO是对所有创新项目进行统筹管理的部门，如图7-13所示。

PMO管理的创新项目应该包括技术预研项目、平台开发项目和新产品开发，不同类型的项目需要基于不同的流程进行管理，不同类型的项目需要任命不同背景和专业水平的项目经理。

关于PMO的设立与运转，有如下要点与大家分享。

1要明确企业PMO的定位

一些企业将PMO作为内部的顾问部门，主要是为企业项目的运作提供项目管理方法和支持。PMO的主要职能包括培训项目团队成员掌握项目管理方法，导入项目管理软件，派出项目管理工程师指导和监督项目的进展以及及时解决项目开发中遇到的管理问题等。

另一些企业将PMO作为公司的项目管理部门，直接对项目的最终绩效结果负责。公司的所有项目均由PMO负责管理，所有项目均由PMO选派项目经理，PMO负责监控所有项目的进展，PMO负责分配和协调项目资源。

这是对PMO的两种比较极端的职责定位，企业可以根据自身的实际情况定位PMO的职责。

总体而言，不管企业如何定位PMO的角色，企业各类创新项目均应该能够得到有效管理，企业的创新资源均应该能够得到有效、高效的利用。

2

要将创新项目与运营项目分开管理

创新型企业一般有创新项目和运营项目两大类项目。一些企业将这两大类项目放在一个部门进行管理，造成了很多不必要的困扰。

❈这两类项目交付成果不同、走的流程不同、需要的团队资源不同、对项目经理的能力要求也不同，放在一个部门管理不但不能带来多少“合力”，反而会增大管理成本，降低管理效率。❈

我们建议创新类型项目放在PMO进行管理，订单交付类的运营项目公司设立运营管理部进行专项管理。

3要任命强有力的PMO主任

PMO主任的能力和水平很大程度上决定了PMO运转的效率和效果。 PMO主任的选拔建议考虑以下方面： （1）有丰富的项目管理经验，是企业内部项目管理、项目集管理专家。 （2）担任过多个大型、复杂项目的项目总监，并取得良好的管理效果。 （3）既有全局观，又能抓细节。 （4）具有高超的组织协调与沟通能力。 （5）诚实坚韧，对结果负责，不达目的不罢休。

4要明确PMO的主要职责

PMO只有职责明确，才能有效开展工作。一般而言，PMO 有如下主要职责。

（1）统筹管理公司所有创新项目，对所有创新项目绩效负责。 （2）统筹公司各类创新资源管理与分配。 （3）项目总监和项目经理的选拔、培养、任命与考核。 （4）建立项目“工时经验库”，合理评价各个项目、各项任务的工时量。 （5）协调解决项目内部、项目之间的难题。 （6）每做一个项目，组织项目团队从流程体系视角反思体系的有效性和高效性，持续优化各类创新流程体系。

5

要规范PMO的工作流程

各类创新项目要有项目管理流程，PMO本身也应该有明确的工作流程，方便项目总监、项目经理、项目管理工程师有效和高效地开展相关工作。

PMO工作流程要明确PMO从项目启动到项目收尾全过程的工作职责、工作任务、工作方法与交付成果。有效的PMO工作流程能够让新的PMO团队成员快速上岗，并有效开展工作。

6

要选拔和培养强有力的项目总监和项目经理

“一将无能，累死三军。”项目总监和项目经理是项目集和项目推进的灵魂人物，PMO要将项目总监、项目经理的选拔和培养作为自身的核心职责。PMO要从各个职能部门选拔具有较强组织管理能力的人作为项目经理人选，要从优秀的项目经理中选拔项目总监人选。PMO要进行项目总监和项目经理认证，要认证一批兼职的项目经理和项目总监，也要根据公司需要部署一批专职的项目经理和项目总监。

7

要及时度量PMO的管理绩效

PMO必须对单项目、多项目的绩效负责，要周期性地（比如以季度为单位）度量PMO的管理绩效，及时发现问题，提出改进方案并组织实施，形成持续改进机制，推动PMO组织由优秀走向卓越。

以下列出PMO管理绩效度量的主要方面，仅供参考。 （1）符合绩效目标的项目的比例。 （2）严重偏离绩效目标项目的比例（可具体定义）。 （3）创新资源利用效率。 （4）流程制度遵循度。 （5）项目总监、项目经理和项目管理工程师专业性。

成海清：知行信创新咨询创始人，中鹏智创新管理研究院院长，深圳市创新方法研究会秘书长，深圳市自主创新大讲堂主持人。