蓝色光标CIO毛磊：企业如何组织员工高效在家办公

2020年的一场疫情，改变了大家的工作和生活，把“远程办公”推在了风口之上。家与办公室相比，无论从工作环境、人员群体相比都有较大的不同，如何在家高效办公呢？2020年2月12日，我们邀请蓝色光标集团CIO毛磊与大家分享，企业如何指导员工高效在家办公，访谈中他从如何让日常工作高效稳定运转、应对疫情IT部门工作如何开展、如何重视信息安全从而保护企业和个人利益等方面带来分享。应大家要求，我们对专访进行了整理，给大家进行分享。

蓝色光标集团CIO毛磊

主持人：如何在家保持良好的工作状态

集团CIO毛磊：核心管理思想是培养员工的自觉性，或者说培养自驱性员工，让员工自己定目标和计划，组织提供支持和氛围，而不是监督。通过增加仪式感，让员工感觉到上班。比如：换成偏商务的服装，整理出干净的办公桌，给自己泡一杯咖啡或茶。通过手机定位打卡，每天上下班各一次，提醒自己上下班。手机打卡数据，不作为考勤数据，只是创造氛围。鼓励员工自己定工作目标，制订每日工作计划，使用日历工具安排自己的时间，登录即时沟通工具，保持“实时在线”。

主持人：团队领导通过哪些措施让日常工作保持高效稳定运转？

集团CIO毛磊：大部分组织都是计划驱动的，常见的有周例会和周计划。周例会可以通过视频会议方式召开，关键是确保任务下达的准确性。检查执行者对于任务目标的理解是否到位，我的方法是让执行者写“待办”，抄送给领导。在这个环节，领导一定要及时检查，确保指令被准确理解。用“待办”工具，实现执行者、领导、相关人的信息共享，进度跟踪。同步沟通工具和异步沟通工具相结合。同步沟通，采用音视频；异步沟通，推荐采用群沟通，方便信息共享。推荐员工写《工作日报》，每天下班前对当天工作进行总结，对次日工作进行安排，并且分享到群里。鼓励员工之间相互查看《工作日报》，共享信息的同时自行协商解决问题。

主持人：如何围绕“文档”充分对齐信息

集团CIO毛磊：口头沟通的结果往往需要形成文档，确保理解一致。通过在线文档实现多人共同编辑、分享，并且在文档编辑过程中增加互动，实现信息一致性，提高工作效率。对于需要多人协同完成的复杂工作，推荐负责人先写个项目计划草案，然后召开视频会议，边讨论边共同编辑项目计划。工作分解要尽量细化，每项任务就有一个负责人，由这个负责人写任务实现目标、方法、要点、计划时间等。推荐两种工具：一是企业微信里的“微文档”，操作简单，互动性强；另一是微软OFFICE365，更加专业，尤其是其中的EXCEL工具，非常强大，适合多人协作处理数据。

主持人：应对疫情，IT部门工作如何做好保障和支持工作？

集团CIO毛磊：我确定的IT部门目标是为员工提供有温度的IT服务，为客户创造更高的价值。应对疫情，IT部门可以从三个层面做好保障和支持工作。

第一层面，辅助公司统计员工健康情况

为公司提供IT工具（手机端），方便员工填报健康情况和返回工作所在地自行隔离情况，支持管理部门进行快速、准确的统计信息，提供公司决策，上报各级政府机构。

提供高效的信息发布工具，方便员工了解公司动态和要求，稳定民心，保障部分经营活动的开展。

第二层面，做好员工在家办公的支持

员工在家办公期间，可以通过直播等方式，指导员工如何高效在家办公。提供多种方式的IT服务，解答员工的问题，包括：（1）在线客服，IT服务工程师在线回答问题，可以通过客户系统或者群沟通，必要时，通过远程桌面工具，帮助业务员工调试电脑；（2）热线电话，有条件的公司还可以上客服机器人（语音助手）。

IT工程师也都在家办公时，如何组织好IT服务，我们采取了多种方法结合：一是通过IT服务工单系统，跟踪服务流程和质量，鼓励员工的评价；二是把IT服务工程师组成群，如果工程师遇到问题，及时求助，及时沟通；三是每天跟踪服务绩效，透明展示在群里。

第三层面，组织好IT部门员工的工作

做好基础设施的巡检和保障，可以借助工具，例如工程师远程巡检设备，通过设置阀值，及时预警，必要时轮流到公司现场值班。

对于软件开发，建议使用IT项目管理系统，对需求、开发、测试、上线等进行管理，实现IT部门自身的数字化管理。

主持人：远程办公的情况下，信息安全不容忽视，通过哪些措施可以加强员工的信息安全意识，从而保护企业和个人利益呢？

集团CIO毛磊：要从两个角度来回答这个问题，一是员工的安全意识培养，二是自身系统的安全体系建设。

在安全意识上，账号密码是基础，帮助员工设置好记忆、高强度的密码，举例：用员工自己喜欢的诗句加上数字构成强密码，一唱雄鸡天下白，Ycxj+0212。教育员工注意共享文件的权限设置，区分公司内部和外部，哪些人有编辑权限，哪些人只有浏览权限，并对重要的电子文件进行定期备份。

在系统安全体系建设上，一般是参照等保2.0开展，很多公司做的都很好，我就不过多赘述。安全管理实践中，我的经验是抓落实，很多安全规划和设备都挺好，就是落地的过程中有太多的特例，好比城墙上千疮百孔的洞，形同虚设。

后记：经过这次疫情，在家办公可能会成为一种常态，与现场办公并存，因为在家办公有着独特的三大优势：1、在家办公能节约员工的通勤时间，减少交通成本和办公室租金。2、很多企业业务拓展到三四线城市，招募当地人员，可以通过远程办公实现协同。3、公司利用这次危机，大力开展线上业务，将一些线下的工作放到线上，比如新品发布会等。同时，我们都期盼着疫情早日结束，恢复正常的秩序，在蓝天白云之下，高效工作，美好生活。

来源：CIO发展中心