数据分析报告写作攻略（二）：我说你听

很多同学都有类似困扰：辛辛苦苦写的数据分析报告，却没有人看！如果在现场讲数据分析报告，你会发现开场最多10分钟，这些哥们就纷纷掏出手机，愉快的搓起来。为啥？！这还得从报告是怎么写的说起。

数据分析报告有2种模式：你问我答、我说你听。

如果是你问我答，那我们回答的是对方提出的问题，自然得到的关注很高。这时候就不是写的报告没人看，而是被人各种挑刺了。你问我答型报告见上一篇：数据分析报告写作攻略（一）：你问我答。

写出来没人看的，常常是我说你听型报告。是滴，就是那些最消耗体力，却最不受待见的销售/产品/运营日报、周报、月报、季报、半年报、年报。

今天我们就专门来分享一下，这种情况咋办。假设你要处理的报告数据如下，看完思考一分钟：你要怎么报告，才能让别人愿意听。

一、让别人听的秘籍

一个残酷的真相是：数据是很重要，很多人是需要每天看数据，但数据只是他们工作的一小部分。因此大部分时候，看就看了，也不会特别当成一回事。

这就像上厕所。上厕所是很重要，确实我们要每天上厕所，内急的时候找不到厕所确实很崩溃，但你从来不在乎厕所的细节。如果你去厕所蹲坑，旁边站个人对着你巴拉巴拉说：“今天的厕纸有150张，比昨日提高50%”，你肯定毫无听的兴趣，估计连拉都拉不出来。

除非……

除非他说的是：“厕所的屎坑炸了！你千万别进去！”，这句就100%有人听了！而且他还得赶在你闯进去之前说。不然一推门看到如此壮丽场面，你肯定气的要骂人，估计物业公司电话都会被你打爆。

想让别人听报告的秘籍也是如此：说大家关心的话，减少毫无意义的BB。

简单来说，有四个场景是人们一定会听的：

1、你第一次到写字楼，物业进行介绍：这里有两个厕所，一个小厕所在左手，坑位较少；另一个在右手，但得走到头。因为是刚来，所以说的这么详细完全没有问题，反而会让人觉得服务很到位。

2、厕所出问题了，比如屎坑炸了。这时候得第一时间，赶在所有人之前，把“禁止入内”的大牌子摆在门口。如果有内急的人冲过来，你还能说：“你可以先去二楼的厕所，同样位置”，肯定人家高兴的感激涕零。

3、厕所没问题。这时候你不需要站在门口BB，只要树个牌子：已清洁、可使用。让大家看到，就可以了。

4、物业来了解厕所运营情况。这时候可以大书特书，因为物业要对这个事负责。如果有问题，就反馈问题。如果没问题，那也得说清楚：这一个月，厕所无故障运营30天，使用厕纸减少了30%，投诉量下降了20%，负责人总喜欢听这些。

SO，所有的秘籍都已奉上，下边来看具体怎么运用到企业里。

二、四个关键汇报场景

主动汇报，想让人听进去，得抓四个场景。

场景1：第一次汇报

（见上例子）所有报表，都有第一次见人的时候。虽然以后这张报表会出现很多次，但在今天以前，没有人看过这玩意。所以你得先把前边10天的基本概况解释清楚。这里有一个指标（业绩），三个维度（周、日、产品类型）。

因此讲概况，要按从整体到局部，一个维度一个维度说。开局的时候，啰嗦一点是不怕的，因为大家一无所知，如果说的太少，反而让人觉得摸不着头脑。可以如下图表达。

场景2：平安无事汇报

到了每日汇报的时候，很多新人会习惯性的像11号一样写上一堆。甚至还有些官僚化的企业，会把这种格式一直流传下去，一传好几年。最后的结果自然是搞到没人看。为啥？因为从12号开始，已经是例行更新，后续的数据走势其实和之前看起来差不多。

这种时候再絮絮叨叨讲一堆，就好像每天要喊你“别老玩手机”、“起来运动运动”的老妈子一样不讨喜，所以不用啰嗦了。就简单写：12日当日业绩500，无异常。就好了。是不是很像古装剧里打更的，喊一声：天高雾燥，小心火烛，平安无事咯，duang！duangduang！……就是这个感觉。

不要笑，平安无事，也是一件要报告的事。因为好与坏是相对的，能清晰的标识出哪些是好事，就能找出哪些是坏事。树立清晰的标杆，对于判断形势非常有用。

场景3：问题点汇报

出了问题大家都知道汇报，问题是：怎么知道出问题呢？如下图所示，事后我们都知道本周出问题了，但是到底在哪个点该出来喊，该怎么喊？

常见的关键点及喊法，可以如下：

很多同学看完，说哇塞，遇到问题的时候可以提示的好多。确实是这样，越是紧张的时候，越需要数据做支持，这时候是不嫌多的。大部分常规报表就像体温计：能提示问题但不能解决问题。所以发现问题，不要局限在一张excel表里，主动扩大工作是很重要的。

遇到问题，业务部门想听的绝不是什么下跌50%，跌到300这种废话，他们最想听的是：

• 我能做什么
• 我能投入多少做
• 我得做到什么程度
  

所以即使提示风险，补充一些细节，是很有必要的，具体的可以参照上边示例哈。

场景4：总结性汇报

注意：总结性汇报，谁负责，谁关心，因此没必要所有总结都长篇大论。做总结性报告，先定基调，比如我们是想表达“做的很好”，还是“有问题”。大基调定下来，后边细节就好定了：

三、必要的基础功课

了解完四大场景后，我们发现，光会看数据，基本上是做不好报告的，更多功课得在数据出来之前做好。比如

• 了解业务背景
• 了解业务方目标
• 认清楚本次想沟通对象
• 提前了解他对于数据/情况掌握多少
• 对数据有基本的判断
• 对问题有一定程度了解
• 对重要问题有深入功课
  

这样才能保证自己一张嘴，就能吸引到听众。而不是像个布谷鸟一样只会“同比……同比……环比……环比”

当然，不同听众，听报告时候的关注点也有区别，比如老板、中层和一线员工就有明显不同；技术出身的与业务出身就有区别，决策风格也有影响。但是这些都是做好基础工作之后的锦上添花，新同学还是得从基本功做起，后续我们再慢慢分享。

说到基本功，很多同学会说：老师，你举得例子是连续型数据。有时候，领导总让我们看一个时间点数据，又不说明有什么问题。比如最典型的“你看看我们的用户画像，能发现什么”。我看了男女比例4:6，又能看出什么呢？这个问题也很常见，有兴趣的话，下一篇我们分享：时间点数据，如何主动发现问题。敬请期待哦。

接地气的陈老师，微信公众号：接地气学堂，人人都是产品经理专栏作家。资深咨询顾问，在互联网，金融，快消，零售，耐用，美容等15个行业有丰富数据相关经验。

来源：人人都是产品经理