数据为证：开会与管理之关系

《白道爱开会 ，黑道擅执行》

最近与企业界与资策会的朋友到王品 iKKi 用餐，因几周前听戴胜益董事长说，他们有固定比例的营收会按薪资比例发放给员工，而且奖金不是年底发，也不是月底发，而是「每周」发。

我们向当日的射手座领班询问是这样的吗？他们笑得好开心的说，对啊！看得出来，他们的笑容是从心里发出的，而且工作愈忙，笑容愈灿烂，因为过个周末，就可以领到奖金了。

我想起畅销书《我在黑道学会的88堂商管课》（费伦特着），作者原来是个黑手党的，改邪归正后去读MBA，发现商学院老师教的跟他以前大哥教的很像，其中有一课就是「分红」，只是白道企业都是年底统一分红，擅长规画与延迟赏罚；而黑道，是每一次行动后，立即分红。还是黑道比较懂人性。

还有，黑道的人很少像白道一样，凡事都要抄笔记。你看过哪一个黑道大哥在交代事情时，小弟们在抄笔记？因为黑道小弟要训练记忆力，因为记在脑子里的反应最快，也不会留下证据 （但常常砍错人，不知跟不抄笔记是否有关？）。还有一点，如果听了马上去办，也是不用抄笔记的。许多时候我不明白，学生们抄了那么多的笔记，考试之外会常看吗？还有几件事是马上去办？有时抄了笔记反而懒于去记忆，考完试就忘了。因为学生们都是白道，喜欢读书，不擅长执行。

此外，黑道通常只针对特定对象与目的出任务，他们被交代要与社区维持好的关係，像是看到有老太太过街就要上前搀扶，看见有人跌倒，就要主动前去看看，或是看见有人在搬重物，也要主动帮忙。他们知道要维持良好社会关係与社区责任，免得在社区中被排挤。

社会责任的课题在白道中讨论了好久，讲了很多理论，大家总是裹足不去执行。其实道理很简单，就是跟你所在的社区维持良好关係，做生意嘛，被人喜欢与不被排挤很重要，这么简单的道理，白道还是喜欢开会讨论，而且还仅只于开会讨论，不去执行。

更有趣的是，作者说他们的大哥很少真正退休，因为他们都乐于工作，反而白道想太多，常常抱怨工作。还有，他们很少在背后说大哥的坏话，大概是因为会被砍，反而白道比较会在后面批评老闆。或许，知识分子爱说话，而黑道分子擅于行动。

当然，我们以诙谐的角度来看这本书。黑道当然不好，但是黑道以「执行为主」的精神，值得以「开会为主」的白道多学习；许多机会与契机，不是计画出来，而是靠执行发现的。

开会很重要，只是不要忘了，要留更多的时间去执行。

原来，我也是白道。

（作者：台湾科技大学管理学院院长）

《开会是在浪费大家的时间吗？数据分析给出解答》

你是否怀疑过大型的会议是不是在浪费每一个人的时间？现在有一家叫做“VoloMetrix”数据分析初创企业用数据科学来解释这个老生常谈的问题，结果可能会让你大吃一惊。

在很多行业，人力成本是企业年度核算中花费最高的一项（石油天然气行业除外）。企业日常付给员工的工资和福利占到年度花费的50-70。然而，尽管人力成本很高，很多企业通常缺乏有效的方法去评估他们员工的时间是怎样被花费的，或者说的严重一些，他们是如何花费了其他人的时间。

“在很多公司，如果你给某人买了一杯咖啡，你可能会提供一个收据或代码。“VoloMetri的首席客户解决方案专家Chantrelle Nielsen说，”但是你不会为你是否值得花费5000美金的人力成本去开一下午的会而提供任何审批流程或真实的判断依据“

VoloMetri是一家位于华盛顿州西雅图市的软件公司，他们使用大数据分析技术评估员工如何高效的利用时间。他们从员工的邮件和日程里提取数据（包括即时聊天和手机通话记录），使用这些数据创建企业视图来显示员工都联系了企业内部和外部的哪些人，他们是怎样进行沟通的。

基于这些数据，VoloMetri生成了一些不同的预测和指标。例如，在销售型的企业，一个销售代表发送的邮件数量，他都带了那些人开会（例如高级经理或产品专家），这些都对他是否有能力完成每月的销售指标有很紧密的联系。这些数据对于预测销售结果、客户可能会花费在业务上的金额以及员工的消耗率都非常有帮助。VoloMetri还根据视图为数据设定权重值，他们现在正在为一些特定的行业优化他们的模型。

人力成本是企业花费最大的支出，但也是分析最少的部分，Nielsen说“很多公司花费大量的时间为各种流程做资金预算，但如果流程本身很松散，就无法评估时间成本，也没有人会问谁会参与到流程中来。”Nielsen告诉本刊，“所以我们的客户发现很多时间被浪费掉”。

很多的时间都被浪费在大量的会议中，VoloMetrix数据显示。“可以说，很多的会议都毫无意义，对某些机构，甚至说大部分会议都是浪费时间”，Nielsen谈到，“人员配合非常重要，就是要把精力放在最重要的事情上”。

数据显示，会议规模越大效果越差，也就越浪费时间。研究认为超过7个人参加的会议做出决策的效率都非常低。“40个人的会议不可能会是一个要做出一些决定的会议，从这个角度看，你至少浪费了33个人的时间，因为这样大型的会议你很难高效的做出决定”，Nielsen说。

VoloMetrix还能够追踪到员工什么时候同时有2个会议，或者什么时候开会的过程中他们还在发邮件。这些都是时间利用不好的因素。

今天，VoloMetrix宣布已经将他们计算时间使用率的方法申请专利。这里包含了一些评估的指标例如企业负载系数（OrganizationalLoad Index (OLI)），从会议安排和邮件发送的信息看员工花费的时间。公司还追踪时间利用率的指标，显示员工什么时间发送邮件或订阅会议最为活跃；网络效率系数（Network Efficiency Index (NEI)），显示员工利用团队他人时间是否高效。

当这些数据被加工聚合之后，公司就能够发给员工一个报告，显示他们时间利用率相比于公司整体的指标。这个报告属于保密文件，Nielsen说。

通过使用指标和预测分析，VoloMetrix希望能给企业业务流程的结构和内容制定指引一个正确的方向。减少大量的会议显然也是防止时间被浪费的一个很重要的做法。另外一方面要鼓励经理们在Outlook或Gmail里回复邮件时尽量不使用“回复所有”。

至于如何挽回浪费的时间取决于不同的用户，VoloMetrix也会和客户一起根据数据找到最佳的行动方案。“我们使用结果数据显示相互之间的关联在哪，以及我们如何能够找到原因” Nielsen谈到，“你不会一直都知道是什么关系及什么原因，但你一旦有了这种关联，你就会有更多的数据做分析，你可以通过做AB测试开始学习，或者通过做改变来看这些改变如何跟踪到因果关系”

VoloMetrix称他们是做这种数据收集的唯一的一家公司，这家成立3年半的公司有很多客户，包括大的财富100公司如赛门铁克(Symantec), 格能科技(Genentech)和希捷(Seagate)。他们的预测模型基于成百上千的收件箱里的内容，并且越多的客户加入效果就越好。之前，只有一次大规模的学术研究通过Enron公司邮件数据研究员工如何利用他们的时间。这家能源公司在其涉嫌造假的庭审中被迫提供邮件记录。

VoloMetrix希望将管理咨询层进行的手工并且粗鲁的处理的过程转为自动的方式完成，例如Bain &公司，VoloMetrix的CEO Ryan Fuller和其他以为管理人员曾经在这家公司工作过。“我们都有管理咨询的背景，以前公司了解员工如何利用时间是通过做调查问卷或雇佣咨询公司来完成” Nielsen说，“但是这会让人们感觉非常不舒服，数据也并不很可靠，还需要自己制作报表”。

VoloMetrix的解决方案既可以作为云服务提供，也可以在企业内部部署应用。